Privacybeleid

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

- Gegevens: de gegevens die betrekking hebben op een persoon

- Vereniging: Volleybalvereniging Pauwervoll te Ermelo

- Verenigingslid: geregistreerd lid van volleybalvereniging Pauwervoll

- Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

 

Artikel 2 Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de vereniging die betrekking hebben op de ledenadministratie en het beheer hiervan. - Alle huidige leden (op 7.6.2018) geven toestemming voor het gebruik van hun gegevens. - Toekomstige leden geven toestemming voor het gebruik van hun gegevens via het aanmeldformulier.

 

Artikel 3 Doelen

De vereniging kan de gegevens van de leden verwerken voor de volgende doelen: - het versturen van informatie over acties, toernooien en dergelijke. - het versturen van facturen voor contributie of het declareren van gemaakte kosten. - Ten behoeve van competitiekwalificaties. - Aanmelden van leden bij de Nederlandse Volleybal Bond (NEVOBO)

 

Artikel 4 De gegevensverwerking

1. Om een goede ledenadministratie te kunnen handhaven worden de gegevens van leden vastgelegd. Alleen de ledenadministratie en leden van het bestuur hebben toegang tot deze gegevens.

2. De vereniging is verplicht te zorgen voor een systematische bewaking van de gegevens. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.

3. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

 

Artikel 5 Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

- Naam

- Adres/contactgegevens

- Geboortedatum

- Soort lid (competitie, recreant, niet-spelend of donateur)

 

Artikel 6 Rechten

1. Als verenigingslid van Pauwervoll heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder de ledenadministratie, informeren u hierover.

2. U heeft als verenigingslid het recht op inzage in uw gegevens. Dit kan bij de ledenadministratie. 

3. U heeft als verenigingslid het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuisten/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.

4. Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen.

5. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende: - Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend; - Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de rechten door de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend; - Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen; - Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

 

Artikel 7 Bewaartermijn

1. De gegevens van de leden worden bewaard gedurende hun lidmaatschap bij de vereniging. Na afmelding worden de gegevens gedurende vijftien jaar bewaard bij de ledenadministratie.

2. Gegevens van vrijwilligers die niet spelen bij de vereniging blijven altijd behouden voor de vereniging.

3. Gegevens van ereleden en leden van verdienste blijven altijd behouden voor de vereniging.

4. In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.

5. Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

 

Artikel 8 Geheimhouding

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook vragen wij bestuursleden en commissieleden verantwoordelijk en netjes om te gaan met de gegevens. Uw gegevens zijn, wanneer u competitie speelt of een vrijwilligerstaak vervuld, ook bij de NEVOBO bekend. Met hen hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten. Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als: - u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven - het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor medische doeleinden bij blessure en/of ongeval tijdens training/wedstrijd of verenigingsuitje. - wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

 

Artikel 9 Informatiebeveiliging

Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen.

 

Artikel 10 Verantwoordelijke gegevensbescherming

1. Het bestuur heeft de ledenadministrator verantwoordelijk gemaakt voor de gegevensbescherming binnen de vereniging. Het bestuur blijft echter eindverantwoordelijk.

2. De verantwoordelijke gegevensbescherming heeft tot taak toezicht te houden op de gegevensverwerking. Ook houdt de verantwoordelijke gegevensbescherming toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Artikel 11 Wijzigingen

De vereniging kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.pauwervoll.nl informeren.

 

Artikel 12 Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met de ledenadministratie via ledenadministratie@pauwervoll.nl. Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen